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(artt. 13–14 Reg. (UE) 2016/679 – “GDPR”; D.lgs. 196/2003 come modificato dal D.lgs. 101/2018)
Titolare del trattamento: INTERMEETING S.R.L.
Sede: Via Adriano Olivetti 1 – 31056 Roncade (TV)
Telefono: +39 049 8756380 — Email: info@intermeeting.com
Sito web: https://www.intermeeting.com
Ambito di applicazione
La presente informativa si applica a:
- piattaforma LMS (web/app) e relativi servizi;
- erogazione di percorsi formativi ECM (sincroni/asincroni);
- strumenti di comunicazione collegati (es. videoconferenza, helpdesk);
- chatbot basato su intelligenza artificiale (AI) integrato nella piattaforma;
- siti web e aree riservate collegati (incluse funzionalità di pagamento, ove presenti).
1) Tipologie di dati trattati
Dati anagrafici e di contatto: nome, cognome, email, telefono, indirizzo; credenziali di accesso (hash), ID utente.
Dati professionali ECM: professione/disciplina, Ordine/Albo, codice fiscale/partita IVA (ove richiesto dalla normativa ECM), ente di appartenenza, ruolo.
Dati formativi: corsi a cui sei iscritto, progressi, tempo di fruizione, test/quiz ed esiti, attestati, questionari qualità percepita, eventuali dichiarazioni di conflitto interessi, crediti ECM maturati e comunicati.
Dati tecnici e di utilizzo: log di accesso, indirizzo IP, useragent, identificativi cookie/SDK, impostazioni dispositivo, eventi di sicurezza.
Dati di assistenza: ticket, chat di supporto, e-mail inviate al servizio clienti.
Contenuti generati dall’utente: messaggi in forum/aula virtuale, elaborati, interazioni con docenti/tutor.
Dati del chatbot AI: prompt/domande, risposte generate, metadati di utilizzo (timestamp, contesto corso).
Dati di pagamento (ove attivati): estremi transazione e metadati tramite provider terzi (es. PSP, non conserviamo il PAN della carta).
Categorie particolari di dati (art. 9 GDPR): il servizio non richiede l’inserimento di dati sanitari o altri dati
appartenenti a categorie particolari. È vietato inserire nel chatbot, nei forum o in aula virtuale dati di
pazienti o altre informazioni sanitarie identificabili. Eventuali dati di terzi immessi dall’utente per errore
saranno cancellati compatibilmente con i tempi tecnici dei sistemi.
2) Finalità e basi giuridiche del trattamento
1. Registrazione, autenticazione e gestione account LMS; erogazione dei corsi, tracking della fruizione, test e attestati.
Base giuridica: esecuzione di un contratto o misure precontrattuali (art. 6.1, lett. b GDPR).
2. Gestione attività ECM: accreditamento eventi, verifica partecipazione ed esiti, attribuzione crediti ECM e comunicazione ad AGENAS/Co.Ge.A.P.S nei termini e con le modalità previste dalla
normativa.
Base giuridica: adempimento di obblighi di legge/regolamentari (art. 6.1, lett. c) e, per i trattamenti effettuati da AGENAS, esecuzione di compiti di interesse pubblico (art. 6.1, lett. e).
3. Gestione amministrativa/contabile/fiscale (es. fatturazione).
Base giuridica: obbligo legale (art. 6.1, lett. c).
4. Assistenza e supporto tecnico (ticket, helpdesk).
Base giuridica: contratto (art. 6.1, lett. b).
5. Sicurezza della piattaforma e prevenzione abusi (monitoraggio log, ratelimiting, incident response).
Base giuridica: legittimo interesse del Titolare (art. 6.1, lett. f) a garantire sicurezza e continuità del servizio.
6. Miglioramento del servizio e statistiche aggregate (senza tracciamento non anonimizzato).
Base giuridica: legittimo interesse (art. 6.1, lett. f) con misure di minimizzazione/anonimizzazione; ove comporti l’uso di cookie/identificatori, si applica la cookie policy e, se richiesto, consenso (art.
6.1, lett. a; art. 122 Codice Privacy; Linee guida cookie 10.06.2021).
7. Comunicazioni promozionali (newsletter), survey facoltative, inviti a corsi/eventi, profilazione, cessione a terzi.
Base giuridica: consenso (art. 6.1, lett. a), revocabile in qualsiasi momento.
8. Funzionalità del chatbot AI: risposta a quesiti didattici, riassunti, spiegazioni contestualizzate al corso.
Base giuridica: contratto (art. 6.1, lett. b) per l’uso funzionale all’erogazione del servizio; legittimo interesse (art. 6.1, lett. f) per sicurezza/antifrode del sistema AI. Il chatbot non adotta processi
decisionali unicamente automatizzati che producano effetti giuridici sull’interessato (art. 22 GDPR).
Uso per addestramento modelli: i dati delle conversazioni possono essere utilizzati dai fornitori per addestrare o migliorare modelli. In ogni caso le conversazioni possono essere loggate per garantire
sicurezza/qualità del servizio, con tempi di conservazione limitati (v. § Conservazione).
3) Origine dei dati
- direttamente dall’interessato durante registrazione/fruizione;
- dal datore di lavoro/ente ordinante che iscrive personale ai corsi (ove previsto);
- da sistemi terzi integrati (es. Co.Ge.A.P.S/AGENAS per la rendicontazione crediti; SSO/Identity Provider) secondo le norme ECM;
- da fornitori di pagamento, videoconferenza, helpdesk, o dal fornitore del modello AI (metadati tecnici).
4) Natura del conferimento
Il conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori è necessario per registrarsi, accedere ai corsi e, per l’ECM, per l’attribuzione/comunicazione dei crediti: in mancanza non sarà possibile erogare i servizi richiesti e adempiere agli obblighi ECM.
5) Destinatari o categorie di destinatari
- Soggetti interni autorizzati (personale e collaboratori del Titolare).
- Responsabili del trattamento (art. 28 GDPR), tra cui — in funzione delle integrazioni effettive del servizio:
provider hosting/cloud (infrastruttura principale ospitata nell’UE), piattaforma LMS, Google Workspace (posta e collaboration), servizi di videoconferenza (Zoom), piattaforme video (Vimeo,
JW Player), strumenti di analytics/experience (Google Analytics, Hotjar), sistemi di sicurezza antiabuso (Google reCAPTCHA), font delivery (Google Fonts, ove non autoospitati), fornitore AI
(OpenAI), piattaforme email/SMS e manutentori IT.
- Provider di pagamento (PayPal): di regola operano come autonomi titolari per i dati di pagamento e antifrode.
- AGENAS/Co.Ge.A.P.S per gli adempimenti ECM (trasmissione nominativi, crediti, ecc.).
- Autorità e organismi di vigilanza su richiesta di legge.
- Partner commerciali.
I responsabili sono vincolati da accordi e istruzioni documentate. Alcune terze parti (es. PayPal, taluni player/servizi embedded) possono operare come autonomi titolari limitatamente ai trattamenti di loro competenza.
6) Trasferimenti extraSEE
L’infrastruttura principale del sito/piattaforma è ospitata in data center situati nell’Unione europea. Alcuni fornitori (es. servizi cloud/AI/analytics/videoconferenza, contenuti video embedded, sicurezza antibot, pagamenti) possono tuttavia avere sedi o server in Paesi extraSEE. In tali casi il Titolare applica una delle seguenti garanzie:
- Decisione di adeguatezza (es. EUUS Data Privacy Framework);
- Clausole Contrattuali Standard (SCC) della Commissione UE e misure supplementari;
- altre garanzie di cui agli artt. 46–49 GDPR. I dettagli (fornitore, Paese, garanzia) sono disponibili su richiesta
7) Tempi di conservazione
Adottiamo logiche di minimizzazione e limitazione della conservazione. In particolare:
- Account e dati corso non ECM: per la durata dell’account e fino a 24 mesi dall’ultimo accesso, salvo obblighi legali superiori.
- Documentazione ECM (partecipazione, esiti, crediti, qualità percepita, reclutamenti, pagamenti contributi, contratti di sponsorizzazione): almeno 5 anni dalla data di svolgimento dell’evento;
entro 90 giorni dalla conclusione dell’evento il provider trasmette elenco discenti/crediti all’Ente accreditante e al Co.Ge.A.P.S.
- Amministrazione/contabilità: fino a 10 anni (norme civilistiche/fiscali).
- Log tecnici di sicurezza: 6–24 mesi in base alla tipologia e al rischio.
- Ticket di assistenza: fino a 10 anni dalla chiusura.
- Dati chatbot AI: per il tempo strettamente necessario all’erogazione e al controllo qualità/sicurezza, di regola non oltre 12 mesi (o termine più breve indicato dal fornitore).
- Marketing (newsletter): fino a revoca del consenso.
- Cookie e identificatori: secondo la cookie policy e le scelte espresse tramite il banner/CMP (impostazioni sempre modificabili).
8) Modalità del trattamento e sicurezza
Trattiamo i dati con strumenti elettronici e misure tecniche/organizzative adeguate (controlli di accesso, cifratura in transito e a riposo ove applicabile, segregazione ambienti, backup, logging, minimizzazione, hardening, formazione del personale). Per l’ECM sono adottate procedure di tracciabilità e integrità delle evidenze richieste dagli organismi di controllo. L’hosting principale è situato in UE.
9) Informazioni sul chatbot AI
- Il chatbot utilizza modelli di AI generativa forniti da OpenAI in qualità di responsabile del trattamento per conto del Titolare (nelle integrazioni LMS).
- Cosa raccoglie: domande/prompt, contesto del corso, metadati tecnici (es. IP/UA attraverso l’infrastruttura della piattaforma), risposte generate.
- Perché: fornire assistenza didattica, migliorare l’esperienza, prevenire abusi.
- Cosa NON fa: non fornisce pareri medici o legali vincolanti; non prende decisioni unicamente automatizzate con effetti giuridici significativi sull’utente (art. 22).
- Buone prassi: non inserire dati di pazienti o altri dati sensibili; evitare contenuti coperti da segreti d’ufficio/industriali; preferire input sintetici.
- Trasferimenti: se il fornitore AI si trova extraSEE, si applicano DPF/SCC come da §6.
- Training dei modelli: il sistema è configurato affinché i contenuti immessi possano essere utilizzati per l’addestramento dei modelli.
10) Diritti dell’interessato
Puoi esercitare, nei limiti e alle condizioni di legge, i diritti di cui agli artt. 15–22 GDPR (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione) e revocare in qualsiasi momento i consensi prestati senza pregiudicare la liceità dei trattamenti antecedenti la revoca. Hai inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it). Per esercitare i diritti: scrivi al Titolare.
11) Minori
Data la natura dei servizi questi sono rivolti esclusivamente a utenti adulti/professionisti
12) Difesa in giudizio
I dati possono essere utilizzati per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o ogniqualvolta l’Autorità ne faccia legittima richiesta.
13) Aggiornamenti dell’informativa
Il Titolare può aggiornare la presente informativa; la versione corrente riporta la data di ultimo aggiornamento. In caso di modifiche sostanziali, saranno fornite informative appropriate attraverso i canali della piattaforma.
Ultimo aggiornamento: 19 agosto 2025.
